כמו רוב האנשים, הימים שלי מלאים במשימות דחופות, אך לרוב טריוויאליות.ללא פלאש כאשר בוני וור, אחות טיפול פליאטיבי המטפלת בחולים סופניים בשבועות האחרונים לחייהם, שאלה מה הם החרטות הגדולות ביותר של אנשים, 5 תשובות עלו שוב ושוב:
- הלוואי שהיה לי האומץ לחיות חיים נאמנים לעצמי, ולא לחיים שאחרים ציפו ממני
- הלוואי שלא עבדתי כל כך קשה
- הלוואי שהיה לי האומץ לבטא את רגשותיי
- הלוואי שהייתי בקשר עם החברים שלי
- הלוואי שהייתי מרשה לעצמי להיות מאושר יותר
אני חושב על הרשימה הזו הרבה בזמן שאני עובד.
כמו רוב האנשים, הימים שלי מלאים במשימות דחופות, אך לרוב טריוויאליות. דוא'ל. פגישות. מלכודות. שיחות.
זה כמו לשלם כרטיס אשראי בריבית גבוהה. אני עובד את עצמי עד העצם אבל בקושי עושה שקע בעקרון . כשאני חושב על מה שהשגתי בעל משמעות בשבוע מסוים לפעמים אפילו דבר אחד לא עולה על דעתי. איך זה שזה קורה?
בשיחה שנערכה בסטנפורד, פיל ליבין, מנכ'ל Evernote, לקח את הנושא המדויק הזה, ודן כיצד להבחין בין מה שדחוף לחשוב בחייכם:
משימות דחופות הן משימות שיש להתמודד איתן באופן מיידי.
אלה דברים כמו שיחות טלפון, משימות עם מועדים קרובים ומצבים שבהם אתה צריך להגיב במהירות. תגובה לדוא'ל, כאשר אתה צריך לעשות זאת, היא בדרך כלל משימה דחופה.
משימות חשובות הן משימות התורמות למשימות ויעדים ארוכי טווח.
אלו דברים כמו אותו ספר שאתה רוצה לכתוב, המצגת שתרצה לבצע לקידום והחברה שאתה מתכנן להתחיל.
הבעיה היא שמשימות חשובות בדרך כלל נופלות על ידי משימות דחופות. אז אם יש לך זמן מוגבל ביום שלך, איך אתה יכול לוודא שאתה מפנה זמן למשימות חשובות?
שימוש במטריצת החלטה כדי להחליט מה חשוב
אחת הדרכים להבין מה הכי חשוב היא להשתמש ב מטריצת החלטות אייזנהאואר : 
בכל פעם שאתה עושה את זה, אתה מחליף את זה בין חשוב לדחוף.Jamesclear.com/Crew.co
פותח על ידי דווייט אייזנהאואר, גנרל חמישה כוכבים בצבא ארצות הברית, המפקד העליון של כוחות בעלות הברית באירופה במהלך מלחמת העולם השנייה, נשיא אוניברסיטת קולומביה, אה, ונשיא ארה'ב דו שנתי, התיבה הפשוטה הזו מחלקת משימות. לקטגוריות פשוטות:
בפינה השמאלית העליונה ( חשוב ודחוף ), אתה יכול לשים דברים כמו משברים, מועדים ובעיות.
הפינה השמאלית העליונה ( חשוב ולא דחוף ) יכול להיות מורכב מדברים כמו מערכות יחסים, תכנון פרויקטים ארוכי טווח ובילוי.
הפינה השמאלית התחתונה ( לא חשוב ודחוף ) עשוי לכלול הפרעות, פגישות ופעילויות.
הפינה השמאלית התחתונה ( לא חשוב ולא דחוף ) עשוי לכלול בזבוזי זמן, פעילויות נעימות ומשימות סתמיות אחרות.
די קל לחסל את הדברים הלא חשובים, ולא הדחופים. זה סוג של לא מוחות. אתה רוצה לבלות שם כמה שפחות זמן.
דברים חשובים ודחופים הם ללא ספק הדברים הראשונים שאתה צריך להתמודד איתם.
אבל מה לגבי סדר עדיפויות בין שני הרבעים האחרים? שם הדברים נעשים קשים.
רוב האנשים מחליטים לבצע משימות דחופות קודם - הבעיה היא בכך אם אתה תמיד מבצע משימות דחופות, אינך מסוגל לבצע משימות חשובות .
משימות דחופות תמיד עולות. ותמיד יהיו משימות דחופות יותר ממה שיש לך זמן לבצע, לא משנה כמה תתאמץ.
האם אי פעם מצאת את עצמך אומר, [X] זה באמת חשוב, אבל אין לי זמן לזה כרגע?
בכל פעם שאתה עושה את זה, אתה מחליף את זה בין חשוב לדחוף. לאו צו אומר, זמן הוא דבר שנוצר. לומר 'אין לי זמן', זה כמו לומר, 'אני לא רוצה'.
או כמו שהגדיר זאת פיקאסו, רק דחה עד מחר את מה שאתה מוכן למות לאחר שלא בוטלת.
כיצד להפוך משימות חשובות לדחופות
הדרך הקלה ביותר לוודא שמשימה חשובה היא דחופה תן לזה מועד אחרון .
מועדים הם למעשה מה שהופך משימות דחופות לדחופות: העובדה שאתה צריך להתמודד איתן באופן מיידי. היעדר מועדים הוא לעתים קרובות גם מה שהופך משימות חשובות לחשובות כל כך. הם בדרך כלל מסוג הדברים שאתה יכול להגיע אליו בסופו של דבר.
לדוגמא, עליכם לשלם שכר דירה עד סוף החודש. זה מועד אחרון. ככל שמתקרב המועד האחרון, המשימה הופכת לדחופה יותר ויותר.
מצד שני, המטרה שלך להיכנס לכושר היא חשובה, אבל זה בכלל לא דחוף. האם אתה יש להגיע לחדר הכושר עד סוף החודש? כנראה שלא.
אז הדבר הראשון שאתה צריך לעשות אם אתה רוצה לוודא שמשימות חשובות ייעשו הוא קביעת מועדים. משימה חשובה היא כמעט תמיד מערך משימות ענק (לרוב הם דומים לפרויקטים) וכדי שתקבעו מועד צריך קודם לפרק אותו למשימות קטנות יותר ולקבוע מועדים עבור אלה.
הגישה האהובה עלי לכך באה מ ביצוע דברים , בו שואל דייוויד אלן:
מהי הפעולה הגופנית הבאה שעליך לבצע כדי להתקדם במשימה זו?
זה הדבר שאתה צריך לקבוע לו תאריך יעד.
עכשיו כאן נכנס החלק המכריע, כי זה לא מספיק רק לקבוע מועד אחרון.
למה אתה צריך מועדים רציניים
האיכות השנייה של משימות דחופות שגורמת להם להיות דחופים היא שאי אפשר לנהל משא ומתן על מועדיהם.
אם אתה לא עומד במועד האחרון יש השלכות חמורות.
ברור מאליו למה זה המקרה עם משהו כמו לא לשלם שכר דירה. ראשית בעל הבית שלך יקרא אותך ויצעק עליך. אם אתה רגיש ללחץ חברתי, זה כנראה יספיק כדי שתשלם את שכר הדירה שלך בזמן. אחרת, בסופו של דבר תועבר לבית המשפט ותפנו אותך, וזה מספיק רציני עבור רוב האנשים.
הבעיה רק בקביעת מועדים למשימות חשובות היא שהם לא הופכים להיות רציניים באופן אוטומטי. אם אני אומר שאני צריך ללכת לחדר הכושר לפני סוף השבוע, בעצם אין השלכות על אי עמידה במועד האחרון.
אז איך הופכים את המועדים למשמעותיים יותר? להלן מספר דרכים:
1. הפוך אותו לציבורי
אחת הדרכים להחמיר את המועד האחרון היא לציין אותו בפומבי. כשאתה אחראי בפומבי למועד אחרון, אתה לא יכול להטעות רק את עצמך. הצד השני של המטבע הזה הוא שאם תגדיר תאריך בפומבי, כדאי שתוודא שאתה באמת יכול להכות אותו. אין שום דבר כמו הלחץ של הצורך להגיע למועד אחרון שקבעת לעצמך בצורה אגרסיבית מדי.
2. ליצור תגמולים ועונשים
דרך נוספת להפוך את המועד לרציני יותר היא לקבוע פרס על מכה בו או עונש על החמצה. הציבו את סט התגמולים והעונשים מבעוד מועד וודאו שאינכם האחראים לביצועו בפועל. לדוגמה, כתוב צ'ק בסך 2000 דולר לארגון פוליטי כלשהו שאתה שונא, תן אותו לחבר שלך, ואמור להם לשלוח אותו אם אתה לא מצליח לעמוד במועד האחרון.
3. שמרו על אחריות לאחרים
כשמדובר באחריות לאחרים (כמו חברי הצוות שלך) למועדים, חשוב לגרום לאנשים להבין כמה מועדים חשובים לך. אתה לא יכול לסבול מועדים שהוחמצו. וזה אומר לבדוק ולנהל שיחות לא נוחות כאשר מועדים להחמיץ מועדים. אם לא תעשה זאת, אנשים יבינו באופן מובן כי מועדים אינם חשובים לך כל כך, והם יתחילו להידחק או להחמיץ לעתים קרובות יותר ויותר.
4. הגדירו לעצמכם תזכורות קבועות
קל מאוד להתעלם ממועד אחרון אלא אם כן יש לך תזכורת מתמדת. משימות דחופות לרוב כוללות תזכורות מובנות, כמו חבר שלך או בן / בת הזוג שממשיכים להעיק עליך לעשות משהו. למשימות חשובות, עליך להגדיר את התזכורות בעצמך. שים דביקות סביב השולחן שלך. הגדר אירועים או טיימרים בלוח השנה. הצב שלט ליד מראה האמבטיה שלך. עשו כל מה שעליכם לעשות.
*****
האם זה נראה כמו הרבה עבודה? ובכן, זה יכול להיות בהתחלה. אבל עם הזמן זה נהיה קל יותר, ותגלה שאתה מרגיש הרבה פחות לחוץ.
תמיד יהיו לך מספיק משימות דחופות כדי למלא יום שלם, שבוע, שנה או אפילו חיים שלמים. אבל מה שאתה באמת צריך להשקיע בו את מרב האנרגיה שלך הוא להשיג דברים חשובים, שמא תמצא את עצמך עם רשימת חרטות על דברים שמעולם לא מצאת זמן לעשות.
ג'ורי מקיי הוא עורך @CrewLabs , שם פוסט זה במקור הופיע . רוצה ללמוד להיות הגרסה הטובה ביותר עבורך? לחץ כאן להצטרף לאלפי היצרנים והיזמים שמקבלים את הדוא'ל השבועי שלנו בנושא הגברת היצירתיות והפרודוקטיביות שלך.
